主題:公文用法


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http://www.twowin.com.tw/gogo_card/chinese/p7.htm   1.令:令為施發號令,有強制遵行之意。公布行政規章,發表人事任免、調遷、獎懲、考績時使用。 2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨:咨為咨詢商議之意。總統與立法院、監察院公文往復時使用。(行政機關不適用) 4.函:各機關處理公務一律用函行文:  (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。  (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。  (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。  (4)民眾與機關間的申請與答復。人民對機關有所請求用「申請函」。政府機關答覆用「函」或「通知」。 5.公告:為公開宣告之意。各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布遇知時使用。發布方式,得張貼於機關之布告欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。 6.其他公文:  (1)書函:   a.於公務未決階段,需要磋商、陳述及微詢意見、協調或通報時使用。   b.代替過去之便函、備忘錄,及下級機關首長向上級機關首長對公務有所請示或陳述之簽呈。  (2)表格化公文:   a.簡便行文表:答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時使用。   b.開會通知單:召集會議時使用。   c.公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。   d.其他可用表格處理之公文。如移文單、退文單(移請其他機關或退回原機關時使用)及交辦通知單。  (3)簽:幕僚對長官或下級機關首長對上級機關首長處理公務表達意見,以供了解案情,並作抉擇之依據。係人對人,非機關對機關。  (4)通告:亦稱通報。機關內某單位將某事通告本機關全體同仁週知時使用。  (5)通知:機關內部各單位間有所洽辦或通知時使用。又對外行文如內容簡單時亦用之,多為對個人。  (6)手諭:亦名條子、手令。為長官對屬員有所指示或交辦時使用。無一定格式。  (7)證明書:亦稱證書。為機關、團體、學校對某人有所證明時使用,如在職證明書、畢業證書。 附註:  電、代電:以上除公告外,必要時可以電報或代電行之。「電」為「電報」之簡稱。僅書受文者地址、機關名稱、某人職銜,內容不分段,簡要直述之,免除標點及客套。  「代電」為「快郵代電」之簡稱,用於次急公文交郵快遞。格式與令、呈、函、書函等同。     表四 公文之結構 意   義 公文有固定之結構體式,將公文組成之各必要項目依次具列,即為公文之結構。

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