主題:公文用法

http://www.twowin.com.tw/gogo_card/chinese/p7.htm   1.令：令為施發號令，有強制遵行之意。公布行政規章，發表人事任免、調遷、獎懲、考績時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：咨為咨詢商議之意。總統與立法院、監察院公文往復時使用。(行政機關不適用) 4.函：各機關處理公務一律用函行文： 　(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 　(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 　(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 　(4)民眾與機關間的申請與答復。人民對機關有所請求用「申請函」。政府機關答覆用「函」或「通知」。 5.公告：為公開宣告之意。各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布遇知時使用。發布方式，得張貼於機關之布告欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。 6.其他公文： 　(1)書函： 　　a.於公務未決階段，需要磋商、陳述及微詢意見、協調或通報時使用。 　　b.代替過去之便函、備忘錄，及下級機關首長向上級機關首長對公務有所請示或陳述之簽呈。 　(2)表格化公文： 　　a.簡便行文表：答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時使用。 　　b.開會通知單：召集會議時使用。 　　c.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄複寫兩份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。 　　d.其他可用表格處理之公文。如移文單、退文單(移請其他機關或退回原機關時使用)及交辦通知單。 　(3)簽：幕僚對長官或下級機關首長對上級機關首長處理公務表達意見，以供了解案情，並作抉擇之依據。係人對人，非機關對機關。 　(4)通告：亦稱通報。機關內某單位將某事通告本機關全體同仁週知時使用。 　(5)通知：機關內部各單位間有所洽辦或通知時使用。又對外行文如內容簡單時亦用之，多為對個人。 　(6)手諭：亦名條子、手令。為長官對屬員有所指示或交辦時使用。無一定格式。 　(7)證明書：亦稱證書。為機關、團體、學校對某人有所證明時使用，如在職證明書、畢業證書。 附註： 　電、代電：以上除公告外，必要時可以電報或代電行之。「電」為「電報」之簡稱。僅書受文者地址、機關名稱、某人職銜，內容不分段，簡要直述之，免除標點及客套。 　「代電」為「快郵代電」之簡稱，用於次急公文交郵快遞。格式與令、呈、函、書函等同。     表四　公文之結構 意　　　義 公文有固定之結構體式，將公文組成之各必要項目依次具列，即為公文之結構。