主題:公文簡介


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公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種。 1.令:發布行政規章,發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函:各機關處理公務有下列情形之一時使用。(最常用) (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間的申請與答復時。 5.公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之佈告欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。 6.其他公文: (1)書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單:召集會議時使用。 (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。 (4)其他定型化處理之公文。

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