主題:說明

「說明」一段，所要的敘述範圍如下：一、來源：製作公文不像作文，可以憑空想像，必須有憑有據。大凡公文的憑據，概有以下三項：（一）法規及文件：法規，包括：法律、命令、內規……等；文件，包括：會議紀錄、計畫、方案……等，例如：《手冊》提供的範例，「依本院00年00月00日第○○次會議決議辦理。」及「依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5點實施方式及推動時程之（三）辦理。」（註一）（二）來文：包括回復來文，或根據來文轉予其他機關者，均應在「說明」段內敘述來文的機關名稱、日期及文號。例如：《手冊》提供的範例，「依據本府人事處案情貴局00年00月00日○○字第0000000000號函辦理。」及「依　鈞府00年00月00日○○字第0000000000號函辦理。」（註二）（三）事實：若非根據法規或來文，也可根據本案所涉事實。例如：《手冊》提供的範例，「鑒於國際間交往日益密切，文書資料往來頻繁，歐美文字均以由左至右橫式排列，國內目前直式書寫遇有引用外交或阿拉伯數字時，往往形成扞格。」（註三）二、理由：陳述理由是「說明」一段的重點，尤其要說服他人時，更須作詳盡的敘述，並提出問題所在。例如：《手冊》提供的範例，「據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。」（註四）三、經過：處理案件的經過，而有敘述之必要時，亦可在「說明」段內提及。例如：《手冊》提供的範例，「經提本(00)年00月00日本院第0000次會議決議：『通過，送請立法院審議。』」（註五）四、其他附帶事項：包括（一）要求副本收受者作為時；（二）附件的名稱及份數；（三）案件聯絡人及電話……等，均可在「說明」段內列明。例如：《手冊》提供的範例，「附『公文程式條例』第○條、第○條、第○條修正草案條文及『中央法規標準法』第○條修正草案條文對照表(含總說明) 各3份。」又如：「本案本校聯絡人：○○○，電話（00）00000000」（註六）**************************************************************************************************************************************************************************************..