主題:辦公室自動化的功用


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辦公室自動化的功用,除了提高工作效率,品質與節省費用外,尚有甚麼? (A)提高競爭力 (B)提高工作的成就感 (C)提高工作士氣 (D)提高人員素質 ~解析 :一、「辦公室自動化」是指應用「現代科學」管理「知識」與「技術」及「自動化機器設備」,處理運用各類「資訊」的「運作體系」。 二、「辦公室自動化」的「功用」為 : (一)「提高工作效率」: 使用「辦公室自動化系統」可「減少」工作人員「執行業務」時「所費時間」,相對地「提高」了工作「效率」及「生產力」。 → 例如,利用「文書處理設備」製作各種「信函」、「工作手冊」、「報表報告」、甚至「正式文書」等「文件」,可以「節省製作時間」。 (二) 「減少執行業務」的「直接投資」( 可以「減少執行業務費用」) : 使用「辦公室自動化」可「減少」機關為「執行業務」所作的「投資」,「降低運作成本」。 → 例如,利用「電腦網路」傳送「電報」,可「節省」影印機的「費用」。 (三)  提高「工作品質」( 可以「提高工作」的「有效力」) : 以往「決策人員」常憑「直覺」與「經驗」從事「判斷」,避免發生「不少錯誤」。「辦公室自動化」能提供「迅速正確」的「資訊」,以為「決策參考」,因而「工作品質」為之「提高不少」,甚至可「完成」許多「過去無法進行」的「工作」。 (四) 「提高」工作的「成就感」: 「辦公室自動化」可偶而取代「呆板」而「機械化」的「工作」。一般「工作人員」可以「專心致力」於需要「思考」且富有「挑戰性」的「工作」,也就可以得到「較多」的「成就感」。 → 例如,「計算估價單」、「文件存檔」、「文件發文」等,均可由「自動化設備」代勞。

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