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主題:公文


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文 書 處 理 手 冊 「公文」顧名思義只要與處理公務有關之文書皆可稱為「公文」, 故無論其為公務員或非公務員身分,只要是處理公務眾事務所為之文書皆可稱之。 因此「公文」可界定為「政府機關與機關間或與人民、團體間或機關內部單位為了處理公務而往來或溝通所使用之意思表示或紀錄事實之一切資料。」 公文的種類: 1. 令:公布法律、人事命令,總統、軍事機關發布命令時用之。 2. 呈:對總統有所呈請或報告時用之。 3. 咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。 4. 函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。 5. 公告:各機關對公眾有所宣布時用之。 6. 其他公文:包括書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報 告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單等。 十五、公文程式之類別說明如下: (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種: 1.令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 4.函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者,得另行檢送。 6.其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (1)書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單:召集會議時使用(格式如附件二)。 (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章,以一份送達受話人簽收,雙方附卷,以供查考(格式如附件三)。 (4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 依據《文書處理手冊》規定,「簽」的重點所在為: 擬辦 (6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用(箋函作法舉例見附錄五)。 (8)聘書:聘用人員時使用。 (9)證明書:對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。 (12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。 (15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。   通知機關內各單位、各同仁時用「通告」 一、箋函也是公文的一種,其性質係以機關單位的立場,機關首長個人名義,作為陳述、諮商、請示、致謝,乃至於問候用的文書。 二、箋函之製作與私人之書信相同,惟箋函的撰寫,對發信人與受信人之身份、地位、及彼此之間的關係,都要講究,用字遺詞都要恰如其份,恰如其當。 三、箋函之措辭,不論是表情或達意,均須表現出誠懇和尊重公務及行政倫理的態度,力求委婉得體。 期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、 「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、 「轉行照辦」等。 二、 上行文 (請上級機關或首長查核、指示使用。)   期望與目的用語 (一)、請  鑒核:請鑒察審核。 (二)、請  核示:請指示,以便遵行。 (三)、請  核備:請鑒察留備查考。 (四)、請  核示惠復。 (五)、請  鑒核備查。 三、 平行文  (請平行機關知悉辦理時用。)   期望與目的用語   (一)、請  查照:請知道。   (二)、請  查照見復:請知道並答復。   (三)、請  查照備案:請存查留備查考。   (四)、請  查照轉知:請知道並轉告所屬。   (五)、請  查照轉行:請知道並轉請行文所屬。   (六)、請  查明惠復。   (七)、請  轉行所屬查照。 四、 下行文  (請下級機關知悉辦理時用。)   期望與目的用語   (一)、希查照、請知悉。   (二)、希照辦:遵照辦理。   (三)、希轉行所屬照辦:轉行文所屬並均遵照辦理。   (四)、希查照轉知:轉告所屬並均知悉。   (五)、希查照見復:知悉並答復。   (六)、希辦理見復:照辦後答復。   (七)、希切實辦理:確實遵照指示辦理。     「簽」、「稿」撰擬之說明, (1)有關政策性或重大興革案件,宜「先簽後稿」 (2)須限時辦發不及先行請示之案件,可「簽稿併陳」  (3)依法准駁,但案情特殊須加說明之案件,應「簽稿並陳」  (4)「擬辦」部分,為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案   「簽」、「稿」擬辦方式: (1)【先簽後稿】: 甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。【先簽後稿】 乙、有關政策性或重大興革案件。【先簽後稿】 丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。【先簽後稿】 丁、擬提決策會議討論案件。【先簽後稿】 戊、重要人事案件。【先簽後稿】 己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。【先簽後稿】   2)【簽稿併陳】: 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。【簽稿併陳】 乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。【簽稿併陳】 丙、須限時辦發不及先行請示之案件。【簽稿併陳】 (3)【以稿代簽】: 為一般案情簡單,或例行承轉之案件。【以稿代簽】  

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