所屬科目：空軍 士官長 軍事
51、受會單位收會時承辦人應填註收會時間,還會時應將會辦意見裝訂於會辦單後方並加蓋騎縫章及填註退轉時間。(A)O(B)X
52、電子來文需轉製為紙本時,應由承辦人員通知單位文卷室辦理,單位文卷室收文人員應於公文系統註記轉紙本,並於紙本左上鈴蓋單位轉紙本文章。(A)O(B)X
53、來文之處理速別與公文性質不符者,得簽奉收文單位主管或其指定之授權人員核定後(得逕於來文原件主官簽署後之空白處核批),移送文 書單位調整來文處理速別。(A)O(B)X
54、承辦參謀如有借調檔案並列為附呈隨公文呈核者,應於公文批示後 ,將借調之檔案抽出先行辦理借案還卷,不可將借調之檔案隨新案一併辦理歸檔。(A)O(B)X
55、機關裁撤時,不論永久或定期保存之檔案應移交上級主管機關或其指定之機關,或依規定銷毀。 (A)O(B)X
56、填寫機密檔案歸檔專用密封套有關文件產生日期,如該機密件為本機關創簽,文件產生日期係填該案件簽奉核定日期。(A)O(B)X
57、機密檔案辦理屆期解密,因檔案均註明解密條件,故應由單位檔案管理人員負責辦理。 (A)O(B)X
58、歸檔密封套填寫發文日期及字號,如為發文,應填寫發文日期及發文字號(含創稿);如為要號歸檔(創簽),應填寫辦畢日期及要號歸檔字號。(A)O(B)X
59、公文歸檔前,如附件還有使用必要,可向文書人員申請附件抽存, 登錄於附件抽存管制簿後,於6個月內歸還檔案室。 (A)O(B)X
60、業務承辦人受理民眾檔案應用申請時,如發現該業務已因組織調整 ,移由別單位業管,應拒收該申請書。 (A)O(B)X
61、機密檔案經解密後,檔案管理人員會將檔案電子目錄彙送至機關檔案目錄查詢網,民眾即可運用網站自行查閱檔案內容。 (A)O(B)X
62、機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密,須另行簽核或辦理通知作業。 (A)O(B)X
63、因機密檔案歸檔專用密封套破損或背面核章處已蓋滿需更換新封套時,原機密檔案歸檔專用密封套需附加於新封套外,一併歸檔。(A)O(B)X
64、檔案保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存。(A)O(B)X
65、檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可 ,不得擅自進出。(A)O(B)X
66、國軍新版檔案分類號頒布後,可要求單位檔案人員,依個人承辦案件之特殊、獨立性,開立專屬案名。(A)O(B)X
67、依解密條件辦理機密等級變更或解除,無須另行辦理通知作業,惟拆封時須由業務權責人員核對其內容並於解密註記處加蓋職官章。(A)O(B)X
68、單位裁撤或業務歸併其他單位者,為使庫儲空間有效使用,當年度應辦理銷毀作業。 (A)O(B)X
69、借調檔案,非本單位主管業務且無調案權責者,須先會主管單位同意,並由承辦人及業務主管在調案單上簽證;如屬機密(含)以上檔案, 則須簽奉雙方單位主官(管)核准後,方可借調。(A)O(B)X
70、調用普通或密級(含)以上主管業務之檔案時,應由調案人採線上方式申請調案,無須列印紙本調案單。(A)O(B)X
71、借調檔案以文卷30天、案卷60天為限,期滿用畢必須將原案歸還。(A)O(B)X
72、紙本公文歸檔前承辦參謀應逐頁由上而下依序編寫頁碼,另某頁無任何文字,僅鈴蓋騎縫章者,仍須編寫頁碼,列計總頁數。 (A)O(B)X
73、線上呈核案件經長官批示後,如須轉置為紙本,得以彩色或黑白列印辦理歸檔。(A)O(B)X
74、歸卷案件凡未註保存年限或所填保存年限有錯誤者,檔管人員須拒絕歸卷,並即退還原承辦人員補註或補正,並加蓋職官章,以明責任。(A)O(B)X
75、(非本單位主管業務且無調案權責者,無須先會主管單位同意,並由承辦人及業務主管在調案單上簽證。 (A)O(B)X
76、單位裁撤或業務歸併其他單位者,檔案由業務承接單位接收,業務承接單位應於業務承接後提出調案權責對照表建議,由業務承接單 位之承辦人及權責長官核章,正式行文予原承辦單位,原承辦單位簽請單位權責長官同意後,函復業務承接單位,並副知檔案管理單位, 爾後即可由業務承接單位依程序逕向檔案管理單位實施調案。 (A)O(B)X
77、檔案移交時,檔案管理單位應將所有檔案澈底清理,連同分類目錄、檔案銷毀目錄(無須先行完成銷毀審查)及電子目錄檔、設備工具等, 列冊移交其上級主管單位或指定之單位或接管之新單位。 (A)O(B)X
78、歸檔依國軍新版檔案分類號頒布後,若案情(主旨)性質相似,則應歸入同一分類號。(A)O(B)X
79、國軍新版檔案分類號頒布,若查無相關適切分類號,可先賦予該類其他目,再由檔管人員填入正確分類號。(A)O(B)X
80、收受不屬於單位主管業務或職權範圍之來文得強制退文拒收。(A)O(B)X
81、平行單位間行文,如需受文者答復者,期望用語可使用「希辦理見復」。 (A)O(B)X
82、公文採線上簽核者,應將公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下,採用身分認證、電子簽章、權限控管或其他安全管制措施並在確保電子文件之可認證性下,進行線上傳遞、簽核及歸檔工作。(A)O(B)X
83、公文檔案管理系統帳號申請、權限異動及離職,均應填寫權限異動管制表,奉准後始可進行帳號異動。(A)O(B)X
84、每日上班時,承辦人員及各級公文核決者應即於公文檔案管理系統上點收公文,並適時注意收文及待辦公文處理狀況。差假前應設定職務代理人,避免公文延宕。(A)O(B)X
85、公文呈核,除來文為紙本、保存年限永久或屬密級(含)以上公文者,餘均可採線上方式呈核。(A)O(B)X
86、單位應於單位網站上設置電子公布欄專區,視公文性質登載於電子公布欄專區,並得輔以電子郵件告知,不另行文。(A)O(B)X
87、調案人獲得電子檔案閱覽權限後,調案人可自行轉製紙本運用,惟上方應加註浮水暗記,以管制產出來源,並由調案人於運用完畢後,併案歸檔或依程序辦理銷毀。如需提供其他單位運用,調案人應簽奉權責長官同意後,於轉製之紙本首頁加蓋「與原件無異」字樣,並於騎縫處加蓋單位騎縫章,以供識別。(A)O(B)X
88、屬單位內部通報性質之公文,得以登載單位內部電子公布欄或電子傳遞方式告知。(A)O(B)X
89、公文電子交換作業應建立防毒、防駭機制及資訊安全防護機制,以利系統正常運作。(A)O(B)X
90、資訊業管單位應派員協助安裝、維護及管理公文電子交換前置處理軟、硬體,並建立防毒、防駭機制及相關軟體以利公文電子交換系統正 常運作。(A)O(B)X
91、配合紙張減量及作業簡化政策,辦理講習或會議時,可事先運用軍網文書檔案資訊網站提供之報名系統開放線上報名,便於名冊彙整,系統帳號可向各單位文書官申請。(A)O(B)X
92、文書檔案作業手冊電子檔可至政務辦公室網站下載區自行下載運用(A)O(B)X
93、各級文書、檔案承辦人員,如有相關政策及作業問題,均可透過政務辦公室網站之文檔諮詢專區內提問,惟公文系統相關問題需透過公文電子交換系統反映。 (A)O(B)X
94、公文電子發文附件,應使用微軟文書作業軟體編輯及微軟文件格式發送。(A)O(B)X
95、電子公文附件全面改用ODF文件格式,係為國家發展委員會推動ODF 為政府文件標準格式目標之一。(A)O(B)X
96、辦理需要事先調查參加人員之講習或會議前,均可運用政務辦公室報名系統,要求與會人員於會前實施線上報名。(A)O(B)X
97、因業務需要對所屬單位實施資料收整時,運用政務辦公室線上表單系統,將收整改以電子化作業,可達成業務表單電子化目的。(A)O(B)X
98、公文檔案管理系統更版為收發文同號後,發文號會與收文號相同(A)O(B)X
99、(公文來文為電子型式,因長官批閱需要轉置為紙本呈核,不影響單位線上簽核率。 (A)O(B)X
100、公文來文為電子型式,因故須採用紙本呈核時,參謀人員可自行列印來文於呈核後採紙本歸檔。 (A)O(B)X
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