鐵路◆事務管理（概要、大意）題庫下載題庫

二十九、流程抽樣分析與調查實際問題：

（一）著眼：抽樣深入分析之主要著眼，在於檢討文書處理流程。

如有稽催，則可發現瓶頸所在，進而調查形成瓶頸之相關問題，以求全盤檢討改進，從根本上尋找提高公文時效途徑， 輔助一般分析深度之不足。

（二）時機：由各機關視需要自行決定，但有下列情形之一時，應實施抽樣分析：

     1.超過6日之發文辦結件數占發文總數20％以上時。

     2.發文平均使用日數有逐漸提高趨勢時。

（三）抽樣範圍：視全部發文使用日數分布狀況，與推展業務實際需要而定，下列所舉僅係一般原則，提供參考：

    1.超過6日之發文辦結範圍內，抽調5至10案實施個件分析。

    2.抽樣必須具有代表...

二十九、流程抽樣分析與調查實際問題：

（一）著眼：抽樣深入分析之主要著眼，在於檢討文書處理流程。

如有稽催，則可發現瓶頸所在，進而調查形成瓶頸之相關問題，以求全盤檢討改進，從根本上尋找提高公文時效途徑， 輔助一般分析深度之不足。

（二）時機：由各機關視需要自行決定，但有下列情形之一時，應實施抽樣分析：

     1.超過6日之發文辦結件數占發文總數20％以上時。

     2.發文平均使用日數有逐漸提高趨勢時。

（三）抽樣範圍：視全部發文使用日數分布狀況，與推展業務實際需要而定，下列所舉僅係一般原則，提供參考：

    1.超過6日之發文辦結範圍內，抽調5至10案實施個件分析。

    2.抽樣必須具有代表性，有下列情形之一者，不宜作為抽樣分析之依據：

         (1)簽辦至決行階層退回重辦時。

         (2)分文錯誤，有改分延誤紀錄時。

(四）相關問題實施調查： 與處理緩慢因素有關之實際問題，應作實地調查，以輔助抽樣分析之不足，例如：

     1.分文、遞送是否能掌握時效？是否因分文錯誤或單位間一再簽請改分而影響時效？

    2.會稿方式是否適當？傳遞方法是否配合？

    3.稽催是否確實？超過時限案件，有無辦理展期？

    4.承辦人員受訓、差假有無人員代理？

（五）文書處理方式是否適當：

    1.可用直接辦稿或簽稿併送時，不必先簽後辦。

     2.可用電話、會議、會談紀錄時，不必行文。

    3.例行公文可予定型化時，不必重複簽辦。

    4.不必要之副本不必抄送。

    5.能合併處理一稿發文時，不必一事數稿分別發文。

    6.通案公文，可一次直接發行至應到達層級時，應一次下達，不必逐級層轉。

（六）作業方式與步驟：配合機關性質與業務需要由各機關自行研訂，茲列舉一般範例，提供參考：

   1.個件分析如表8「文書處理流程個件抽樣分析表」。

   2.綜合分析如表 9「文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表」。