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02068 減少發文數量或行文簡化應注意事項：
1、各級單位本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質重要者外，
無須再向上級單位報備或行文請示。
2、對無轉行或答復必要之文書或例行性准予報備之案件，應逕予存查；並
得依分層負責表授權代判。
3、屬公告周知或單位內部通報性質之文書，避免行文或以紙本簽名傳會，
應於單位電子公布欄公布，或以電子郵件傳遞，或於會議、集會宣達等
第二章文書處理 
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方式為之；相關紀錄得併相關案件歸檔，以為查考。
4、同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務時，應以會辦單或將原文
影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。
5、內容簡單無須書面行文者，可用電話接洽或面商解決。
6、各單位呈報之彙整性報表及資料，除必須備文附送者外，得由單位於表
格下方空白處鈐蓋承辦人及主官（管）職官章，掃描或紙本送出。
7、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。能一次行文者，不
可分多次辦理，以免一事數稿行文。
8、凡法令、準則、業務權責已有規定事項；可於會議中商決或於定期報刊
中發布事項；以及例行表報暨會議紀錄之分發等，應避免行文。
9、各業務主管單位應訂定相關之業務（作業）手冊及單位一、二級單位行
文單位參考表，統一行文層級，避免零星行文。
10、作業上所需參考之準則、教範、作業規定、表報簿冊及相關參考書籍，
各業務主管部門應刊載於單位電子公布欄，供各級下載運用，避免行文
查詢。
11、如案情緊急或特殊原因，必須對其上、下級同時採取行動時，得用「副
本」越級行文，以減免層轉而爭取時效。但對其直隸上一級或直屬下一
級仍應使用「正本」；惟「副本」必須抄送國防部時，應直接行文該業
管單位，並註明抄送目的。