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開會或會勘通知單，依下列原則辦理：
甲、出席者：參與會議、會勘之各單位、人員或委員會成員。
乙、列席者：提供協助或諮詢之單位、人員。
丙、屬表決（合議）性質會議，具有表決權單位列為「出席者」；不具表決權單位列為「列席者」。
丁、除委員會形式之會議外，「出席者」與「列席者」以列「單位」為原則，如需指定人員應於單位後方抄送目的中敘明。
戊、行政支援單位列為副本單位。