申論題

1.運用反饋
限多溝通問題是直接由於誤解或理解不準確造成的。如果管理者在溝通過程中使用反饋迴路，則會減少這些問題的發生。這裡的反饋可以是言語的，也可以是非言語的。當管理者問接受者:「你明白我的話了嗎?」所得到的答覆代表著反饋。但反饋不僅僅包括是或否的回答。為了核實信息是否按原有意圖被接受，管理者可以詢問有關該信息的一系列問題。
2.簡化語言
由於語言可能成為溝通障研，因此管理者應該選擇措辭並組織信息，以使信息請楚明確，易於接受者理解。管理者不僅需要簡化語言，還要考慮到信息所指向的聽眾，以使所用的語言適合於接受者。記住，有效的溝通不僅需要信息被接收，而且需要信息被理解。通過簡化語言並注意使用與聽眾一致的言語方式可以提高理解效果。比如，醫院的管理者在溝通時應儘量使用清晰易懂的詞彙，並且對醫務人員傳遞信息時所用的語言應和對辦公工作人員不同。在所有的人都理解其意義的群體內的「行話」會使溝通十分便利，但在本群體之外使用「行話」則會造成無窮問題。與前面反饋的討論一致，在傳遞重要信息時，為了使語言問題造成的不利影響減少到最低程度，可以先把信息告訴不熟悉這一內容的人。比如，在正式溝通之前接受者閱讀演講詞是一種十分有效的手段，其有助於確認含混的術語、不清楚的假設或不連續的邏輯思維。
3.積極傾聽
當別人說話時，我們在聽，但很多情況下我們並不是在傾聽。傾聽是對信息進行積極主動的搜尋，而單純地聽則是被動的。在傾聽時，接受者和發送者雙方都在思考。我們中的不少人並不是好聽眾。為什麼? 因為做到這一點很困難，而且常常當個體有主動性時才會做得更為有效。事實上，積極傾聽常常比說話更容易引起疲勞，因為它要求腦力的投入，要求集中全部注意力。我們說話的速度是平均分鐘150個詞彙，而傾聽的能力則是每分鐘可以接受將近1000個詞彙。二者之間的差值顯然留給了大腦充足的時間，使其有機會神遊四方。通過發展與發送者的移情，也就是讓自已處於發送者的位置，可以提高積極傾聽的效果。不同的發送者在態度、興趣、需求和期望方面各有不同，因此移情更易於理解信息的真正內涵。一個真正的聽眾並不急於對信息的內容進行判定，而是先認真聆聽他人所
說。這使得信息不會因為過早而不成熟的判斷或解釋而失真，從而提高了自己獲得信息完整意義的能力。
4.抑制情緒
如果認為管理者總是以完全理性化的方式進行溝通，那太天直了。我們知道情緒能使信息的傳遞嚴重受阻或失真。當管理者對某件事十分失望時，很可能會對所接受的信息發生誤解，並在表述信息時不夠清晰和準確。那麼，管理者應該如何行事呢? 最簡單的辦法是暫停進一步的溝通直至情緒恢復平靜。
5.注意非言語提示
我們說行動比言語更明確，因此很重要的一點是注意你的行動，確保它們和語言相匹配並起到強化語言的作用。非言語信息在溝通中占據很大比重，因此，有效的溝通者十分注意自己的非言語
提示，保證它們也同樣傳達了所期望的信息。