主題:公文種類


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(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種。 1、令:公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 2、呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3、咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 4、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請及答復時。 5、公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者,得另行檢送。 6、其他公文: (1)書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單:召集會議時使用。 (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作成複本兩份並經發話人簽章,以一份送達受話人簽收,雙方附卷,以供查考。 (4)其他定型化處理之公文。 (二)公文類別除上述外,尚有下列類別,得視公務性質使用之: 1、手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 2、簽:承辦人員就職掌事項,或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 3、報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 4、箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 5、聘書:聘用人員時使用。 6、證明書:對人、事、物之證明時使用。 7、證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 8、契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。 9、提案:對會議提出報告或討論事項時使用。 10、紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 11、節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。 12、說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。 13、其他有需用之文書。 (三)上述各類公文屬發文通報..

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