主題:行政監督之內容


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~精修 (一) : 一、「行政監督」之「內容」: 「良好」的「監督」應該包括「四項主要工作」,即 :「工作指派」、「工作指導」、「工作控制」、「工作考核」等。這四項「工作」實際上是指「監督工作」產生的「步驟」與「程序」,也可以稱為「監督循環」。 二、「監督」的「內容」一一分述如下 : (一)「工作指派」: 「主管」根據「部屬」的「學識」、「經驗」、「能力」、「興趣」等,將「機關」的「業務」作「適當分配」,使負其責以處理之。應注意以下原則 : ( 張潤書 : 1998 : 437 ~ 438 ) 1.「權責確定」的「原則」: 「分配」給每一個「人員」的「工作」必須「明確」,同一項工作「不得」由「二人以上」負責,否則便會發生「爭功諉過」的「現象」,將來加以「考核」的時候,就會遭遇到困擾。 2.「權責平均」的「原則」: 對「部屬工作」的「分配」應力求「公允平均」,勿使某人的工作「過重」,亦勿使某人的工作「過輕」,這樣會造成人員「心理上」的「不滿」。 3.「單一隸屬」的「原則」: 「部屬」接受「上級」的「監督」應力求「單一化」,亦即一個部屬「不直接」對兩個以上的「監督人員」負責。 4.「條件考慮」的「原則」: 「部屬」的「能力」、「經驗」、「興趣」等皆應加以考慮,因為各人具有「不同」的「條件」,而「發展」的「潛力」也「不同」。 5.「程序把握」的「原則」: 「主管」在「工作分配」時,應遵循「一定」的「程序」或「步驟」,其大概的程序是 : (1) 分析所掌理之業務項目 : 監督人員在分配工作之前,應先將本單位所掌理之工作一一分析。 (2) 依照工作內容及性質劃分工作單位,並將工作內容具有相同性質者,盡量歸併為同一單位。 (3) 決定所需用之人員數目 : 每項工作區劃分清楚後,需進一步考慮因事用人問題;先決定本單位工作項目多少,每項工作需用多少人力及時間,用科學方法完成之。 (4) 組織規劃 : 就各工作單位,編劃各單位之間相互之關係。 (5) 配置適當人員 : 視規劃妥善之每一工作單位所需之條件,甄選適當人選並派予職務安置工作,亦即應「適才適所」。 (6) 訓練工作人員熟練所分配之工作 : 監督人員應教導並訓練之,務使員工早日熟練所分配之工作。 (二)「工作指導」: 對「部屬」在「工作上」加以「指引」與「督策」,以「有效達成任務」。 1.「工作指導」的「方式」: (1)「命令」( Order ) : 處理「緊急事件」、「執行紀律」及「需要立即行動」時使用之。 (2)「要求」( Require ) : 處理「正常工作」及對「新進人員」適用之。 (3)「指示」或「建議」( Suggestion ) : 用以「鼓勵屬員情緒時」及對「具有工作經驗人員」使用之。 2.「工作指導」之「程序」: (1)「準備」→ (2)「指示」→ (3)「實施」→ (4)「確認」→ (5)「總評」。 (三)「工作控制」: 指「主管」用以「瞭解工作進行實況」,視其與「原訂計畫」是否「相符」,以憑「調節」之「措施」。 (四)「工作考核」: 「工作完成」後,「主管」應對「工作成果」與「原訂」的「工作標準」作「比較」,評列「優劣」,然後予以「獎懲」,並作為「下次工作設計」之「參考標準」。 1.「工作考核」之「目的」: (1)「目標控制」: 在於檢查工作人員是否能夠達成既定之目標。 (2)「把握數質」: 工作的成果可由數量與質量來加以考核。 (3)「檢查工期」、「控制時間」: 工作考核的目的就在於確保原訂計劃能及時的完成。 (4)「保持效率」: 包括數量、質量、成本、及時間等因素能夠理想的符合要求。 (5)「應用新知」: 工作考核的目的可以發現新的科技知識能否應用在本機關。 (6)「發現人才」: 有了考核才知道誰有才能。 (7)「淘汰劣才」: 考核也可以發現工作不力的人員,這些人必須加以淘汰。 (8)「謀求改進」: 考核的結果必然使得機關的優點、缺點都表現出來,因此可以作為機關改進的基礎。 2.「良好」之「考核」應遵守下列的「原則」: (1)「客觀」:「考核項目」必須是「具體事實」,最好以「數目字」表現之。 (2)「公開」: 可把「考核」的「初步結果公布出來」,讓「被考核的人員」或「機關」,有「提供事實」及「參加意見」的「機會」。 (3)「切實」: 不可「只重形式」,徒在「公文手續」上「兜圈子」。 (4)「公正」:「考核人員」應避免「偏見」或「私見」、「毋必」、「毋意」、「毋固」、「毋我」。 ~補充說明 - 何謂「毋必」、「毋意」、「毋固」、「毋我」? ANS : 語出論語*子罕篇第九 子絕四 : 毋意,毋必,毋固,毋我。 *絕:杜絕。*意:思慮;意念一直在流動。*必:沒有必要。*固:固執。*我:自我、我執太重。 孔子杜絕四樣東西: 第一不要思慮太多,心不靜止下來。孔子平時就保持無思無慮的狀態。易經上講!無思無慮、寂然不動才能感而遂通。人心在無思無慮的時候,才能寂靜,寂靜以後心就不動,不動以後才能感應。 「毋 必」,處理事情的時後,不要說我定要這樣。「必」就是必要,很多人就是會如此,一定要這樣,不然就不要,或一定不要這樣。吃東西、穿衣服也是,一定要吃那 種的,不然不吃,穿衣服也是如此,那一種顏色的衣服,我一定不會去穿的,食、衣、住、行…方面,充滿著一定要這樣,或一定不要那個。第一個「毋意」就因想 什麼我喜歡的,什麼我不喜歡。所以「毋意」後第二個「毋必」就容易做得到,思慮很多就容易愛憎分明,情緒強烈的人很難與人相處。愛之欲其生,恨之欲其死。 思慮少的人比較不會如此。 「毋固」,固就是固執,心中充滿必要,或必不要。久而久之那就會變成固執、頑固,最後就太自我了,我們常說這個人『我執』很重,這個『我執』就是由固、必、意而來的。 所 以說 :修道人要去除『我執』,這『我執』就是自私自利、自以為是、自作聰明,這些都是『我執』。要如何去除『我執』呢?要不可固執己見,毋必然後毋意,所以我 們要常常念自己的本性,不要讓意念到處流動,要無斯無慮,自己就毋必毋固毋我了。這是孔子修養的四大法門,這些「關鍵」在「毋意」。 [ 參考資料 : 【相關網址】 ]  

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