主題:資料登錄作業

資料登錄作業，除收發文及歸檔，均有固定登錄簿外，其他流程項目，因特性不同，使用方式各異，為保持彈性，不宜作統一規定，依目前各機關作業方式，可概區分為四種類型，分述如下：   　　　　第一類型　使用個別簿冊登錄   隨公文處理過程需要，分設收文簿、移文簿、發文簿、承辦案件登錄簿等個別簿冊，分別登錄。登錄作業簡單，並易於保持永久紀錄，惟片段紀錄，難以連成整體；稽催及統計費時費力。在收文量較少，組織層次較簡機關，尚勉可適應，但對收文量較多機關，難達到有效管制的要求。   　　　　第二類型　使用表、卡或聯單登錄   每一表、卡、聯單登錄每一公文的全部流程，甲表、卡、聯單隨文登錄，乙（或丙）表、卡、聯單分送管制單位登錄，使全程處理狀況均能顯示於表、卡、聯單之上，能符合管制統計的要求。但登錄作業本身不如個別簿冊登錄簡單，乙、丙表、卡、聯單於運用後即行銷燬，難以保持永久紀錄，事後檢核失卻依據。   　　　　第三類型　簿冊與表、卡、聯單併用登錄   兼具第一類型與第二類型兩者的優點，為較完整適用的登錄方法，但作業量較重。   　　　　第四類型　電腦資訊系統登錄   應用電腦系統登錄每一公文的全部流程，可精確掌握公文作業過程，為達確實簽收起見，仍輔以由電腦列印的簿冊或表卡由各登記桌簽收，可減輕登記桌之作業量，且定期印製統計報表，可收快速詳實之效，惟電腦化資訊系統宜參照行政院及有關機關訂頒之電腦化作業規範開發，以求資料欄位、格式及表報之一致。