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學習重點 農會對外行文，應依行文事項的性質判斷簽署方式，主要分為理事長單獨簽署、理事長簽署並由總幹事副署，以及總幹事簽署三類。 召開各種法定會議，以及總幹事之聘任、解聘及獎懲事項，由理事長單獨簽署，不須總幹事副署。 法定會議紀錄、對外行使權益、處分財產，由理事長簽署，總幹事副署。開會通知與會議紀錄的簽署方式不同。 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務，由總幹事簽署；不能只因議題屬例行業務，就把召開法定會議的行文歸入日常事務。 監事會議與農事小組會議也要依上述事項分類判斷。主持會議的人，不當然就是對外行文的簽署人。 核心觀念 一、對外行文的三類簽署分工 農會對外行文的簽署，須依農會法施行細則所定的事項分工判斷。作答時先辨認公文是在召開會議、處理總幹事人事、傳送會議紀錄、行使權益、處分財產，或執行一般業務，再決定簽署人。 事項類型簽署方式判斷關鍵 召開各種法定會議理事長單獨簽署屬召開會議的行文，不加總幹事副署。 總幹事之聘任、解聘及獎懲理事長單獨簽署須完整記住聘任、解聘及獎懲三種事項。 法定會議紀錄理事長簽署，總幹事副署與召開會議的通知不同，須有總幹事副署。 對外行使權益理事長簽署，總幹事副署不能只由理事長或總幹事簽署。 處分財產理事長簽署，總幹事副署理事長單獨簽署的寫法不正確。 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務總幹事簽署屬一般執行事項，依其性質適用。 簽署與副署不能對調。上述需要副署的事項，應寫成「理事長簽署，總幹事副署」，不能改成「總幹事簽署，理事長副署」。 二、召開會議與會議紀錄必須分開記憶 同一場法定會議，可能產生開會通知與會議紀錄兩種不同文件。兩者雖然都與會議有關，卻適用不同的簽署方式：召開會議，由理事長單獨簽署；法定會議紀錄，由理事長簽署、總幹事副署。 文件事項理事會監事會 召開會議的行文理事長單獨簽署理事長單獨簽署 會議紀錄的對外行文理事長簽署，總幹事副署理事長簽署，總幹事副署 因此，看到「理、監事會議之開會通知，由理事長簽署，總幹事副署」，錯在多加了總幹事副署；看到「法定會議紀錄，由理事長單獨簽署」，則錯在漏掉總幹事副署。 三、常務監事主持會議，不等於簽署相關對外行文 監事會議由常務監事主持，但會議主持權與對外行文簽署權是不同事項。召開監事會議的行文，仍屬「召開各種法定會議」，由理事長簽署；監事會議紀錄的對外行文，則屬「法定會議紀錄」，由理事長簽署，總幹事副署。 判斷監事會相關選項時，不可因為文件名稱出現「監事會」，就改選常務監事簽署。應先辨認是召開會議還是會議紀錄，再套用相應規定。 四、總幹事人事事項與一般業務執行的界線 總幹事的聘任、解聘及獎懲事項，由理事長單獨簽署。這是特定的人事事項分工，不可套用總幹事負責日常執行的規定，也不可要求總幹事本人副署。 總幹事簽署的事項，是依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務。但公文若已屬召開法定會議、法定會議紀錄、對外行使權益或處分財產等明確分類，就應適用該類事項的簽署方式，不能籠統以「都是農會業務」為由改由總幹事簽署。 五、農事小組會議與例行補助業務 農事小組會議屬法定會議。農會為討論農藥補助事宜而行文召開農事小組會議，該公文的性質是「召開法定會議」，應由理事長單獨簽署。 農藥補助是否屬例行業務，不會改變召開會議行文的性質。要分清楚「為補助事宜召開會議」與「依決議執行補助業務」：前者適用召開法定會議的規定；後者才依實際行文事項判斷是否屬總幹事簽署的一般執行事務。 申論作答可依結論、規定、適用三個層次說明：不得僅因屬例行公事而由總幹事簽署；依對外行文規定，召開各種法定會議由理事長簽署；農事小組會議屬法定會議，因此召開該會議的行文應由理事長簽署。 常考陷阱 把所有會議文件都寫成同一種簽署方式。判斷關鍵是「召開」或「紀錄」。召開法定會議由理事長單獨簽署；法定會議紀錄須由總幹事副署。 在召開會議或總幹事人事事項後加上「總幹事副署」。即使簽署人寫對，只要多加副署，整個敘述仍不正確。聘任、解聘、獎懲均由理事長單獨簽署。 將監事會相關行文改由常務監事簽署。主持會議不等於簽署對外行文。召開監事會議由理事長簽署；監事會議紀錄由理事長簽署、總幹事副署。 把處分財產寫成理事長單獨簽署。處分財產與對外行使權益，都須理事長簽署、總幹事副署，不能省略副署。 把簽署人與副署人顛倒。本單元所列須副署的事項，是「理事長簽署，總幹事副署」，不是反過來。 看到例行公事，就直接選總幹事簽署。應先判斷公文的具體事項。即使討論例行補助，召開農事小組會議仍屬召開法定會議，由理事長單獨簽署。 記憶口訣 「開會、總人事，理事長獨簽；紀錄、權益、財產，長簽總副；業務、會務、日常，總幹事簽。」 開會、總人事：召開各種法定會議，以及總幹事聘任、解聘、獎懲，由理事長單獨簽署。 紀錄、權益、財產：法定會議紀錄、對外行使權益、處分財產，由理事長簽署，總幹事副署。 業務、會務、日常：依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務，由總幹事簽署。 再記兩個判斷關鍵：「通知與紀錄分開看；例行議題仍看行文性質。」