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學習重點 農會對外行文，依事項區分為理事長簽署、理事長簽署且總幹事副署、總幹事簽署三類，另須掌握當事人的例外簽署規則。 召開各種法定會議、總幹事之聘任、解聘及獎懲，由理事長簽署。 重大權益事項，以及法定會議紀錄、計畫、報告與預決算報備等事項，由理事長簽署，總幹事副署，不可漏掉副署。 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務，由總幹事簽署；理事長或總幹事為當事人時，則由另一方單獨簽署。 核心觀念 一、依行文事項判斷簽署方式 本單元的重點是辨認對外行文所涉及的事項，再配對正確簽署人。不能只憑「這是行政工作」或「這是重要公文」自行推斷，也不能認為理事長簽署就足以涵蓋所有事項。尤其應區分簽署、副署與單獨簽署：規定須由理事長簽署、總幹事副署的事項，兩個角色都要寫完整。 簽署方式適用事項判斷重點 理事長簽署 召開各種法定會議；總幹事之聘任、解聘及獎懲。 不能改成總幹事簽署，也不能把這兩類事項分配給理事長、常務監事各自簽署。 理事長簽署，總幹事副署 對外行使權益、修改章程、處分財產、辦理改組、改選、補選；法定會議紀錄、會務、事業計畫、工作報告及預、決算之報備。 理事長簽署與總幹事副署缺一不可。 總幹事簽署 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務。 抓住「依決議執行」及「日常事務」，與須簽署、副署的報備事項區別。 二、重大權益事項：理事長簽署、總幹事副署 涉及農會對外權益與組織、財產變動的事項，應整組記憶：對外行使權益、修改章程、處分財產、辦理改組、改選、補選，均由理事長簽署，總幹事副署。 其中，「修改章程」與「處分財產」是常見考點。看到這些事項，應直接配對完整的「理事長簽署、總幹事副署」，不能只選理事長，也不能因財產事項需要監督，就改由常務監事簽署。 三、紀錄與報備：不能當成一般日常事務 法定會議紀錄、會務、事業計畫、工作報告及預、決算之報備，同樣採理事長簽署、總幹事副署。即使文件名稱看起來像行政文書，也不能因此歸入總幹事單獨簽署的日常事務。 「預、決算之報備」包含預算與決算的報備，不能因已有相關程序或只是送交報備，就省略理事長簽署或總幹事副署。 容易混淆的事項正確簽署方式辨別關鍵 召開各種法定會議理事長簽署重點是「召開」。 法定會議紀錄之報備理事長簽署，總幹事副署重點是「紀錄、報備」。 依理事會決議執行會務總幹事簽署重點是「依決議執行」。 會務、事業計畫、工作報告及預決算之報備理事長簽署，總幹事副署重點是特定文件與事項的「報備」。 四、例外簽署：當事人由另一方單獨簽署 理事長或總幹事為當事人時，由總幹事或理事長單獨簽署。這是對應關係，必須看清楚誰是當事人，再找另一方： 理事長為當事人：由總幹事單獨簽署。 總幹事為當事人：由理事長單獨簽署。 此處的關鍵是「另一方」與「單獨」。不能寫成由當事人自己簽署，也不能改成常務監事代簽，或仍要求理事長與總幹事兩人簽署、副署。 五、常務監事選項的判斷範圍 就本單元所列事項，不能把常務監事替換成法定的簽署人。尤其應記住：總幹事聘解獎懲由理事長簽署、處分財產須理事長簽署且總幹事副署、當事人例外由另一方單獨簽署。判斷應以具體事項為準，不宜將其擴大背成「常務監事在任何情況都不能簽名」。 常考陷阱 把兩類事項錯配給不同人。將召開法定會議與總幹事聘解獎懲，寫成分別由理事長、常務監事簽署，是錯誤配對；這兩類均應掌握為理事長簽署。 把召開會議與會議紀錄混為一談。召開法定會議由理事長簽署；法定會議紀錄之報備則須理事長簽署、總幹事副署。兩者雖都與會議有關，簽署方式不同。 只寫理事長，漏掉總幹事副署。法定會議紀錄、修改章程、處分財產及預決算報備等事項，只寫「由理事長簽署」並不完整，仍應判錯。 把報備當成總幹事的日常行政工作。計畫、工作報告與預決算等報備事項，有明確的簽署、副署分工，不能直接套用「日常事務由總幹事簽署」。 認為理事會決議後，所有文件都只須總幹事簽署。總幹事簽署適用於依決議執行業務或會務及其他日常事務；若行文事項屬於修改章程、處分財產或特定報備，仍須按其類別判斷。 把當事人例外交給常務監事。正確規則是理事長與總幹事之間，由非當事人的另一方單獨簽署。看到「由常務監事簽署」，不能因其具有監察職責就認為正確。 記憶口訣 「開會聘解獎，理事長簽；權章財改選，紀錄計畫報告預決算，理簽總副；決議執行日常事，總幹事簽；自己是當事人，換對方單簽。」 「權章財改選」涵蓋對外行使權益、修改章程、處分財產及改組、改選、補選；「紀錄計畫報告預決算」則提醒法定會議紀錄、會務、事業計畫、工作報告及預決算的報備，均須理事長簽署、總幹事副署。