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學習重點 依農會法施行細則第32條，農會對外行文的簽署方式分為三類：理事長簽署、理事長簽署而由總幹事副署，以及總幹事簽署。 召開各種法定會議、總幹事之聘任、解聘及獎懲，由理事長簽署。 對外行使權益、組織與章程變動、處分財產、法定會議紀錄及相關報備事項，應掌握理事長簽署、總幹事副署的分工。 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務，由總幹事簽署；不能把所有含有「會務」的文件都歸入這一類。 法定會議的開會通知與會議紀錄，簽署方式不同；會議紀錄並應於會後七日內報主管機關備查。 核心觀念 一、先辨認文件性質，再判斷簽署人 農會對外行文，不是一律由理事長簽署，也不是凡屬業務文件就由總幹事簽署。作答時應先確認行文內容屬於召開會議、總幹事人事、法定列舉事項，或執行與日常事務，再套用簽署規定。 簽署方式適用事項辨認重點 理事長簽署召開各種法定會議；總幹事之聘任、解聘及獎懲開會通知、總幹事人事 理事長簽署，總幹事副署對外行使權益、改組、選舉、罷免、修改章程、處分財產、法定會議紀錄、會務、事業計畫、工作報告及預、決算之報備等事項逐項辨識法定列舉內容 總幹事簽署依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務依決議執行、一般日常事務 簽署權責與決議、聘任或召集權限應分開理解。某份公文由理事長簽署，不代表其內容可以由理事長個人決定；本單元處理的是對外行文應由誰簽署。 二、理事長簽署：開會與總幹事人事 由理事長簽署的事項，可分成兩組： 召開各種法定會議：例如召開會員代表大會的通知，屬於此類行文。 總幹事之聘任、解聘及獎懲：須將「聘任、解聘、獎懲」整組記住，不能只記聘任。 上述行文由理事長簽署，不能改成總幹事簽署，也不能任意加上「總幹事副署」。尤其總幹事人事事項，雖然與總幹事有關，簽署人仍是理事長。 三、理事長簽署、總幹事副署：完整掌握列舉事項 這一類應直接記住法規列舉內容，不宜自行切分後硬背總項數，以免因「會務、事業計畫、工作報告」及「預、決算」的分組方式而混淆。可依性質整理如下： 權益事項：對外行使權益。 組織與選務事項：改組、選舉、罷免。 章程與財產事項：修改章程、處分財產。 紀錄與報備事項：法定會議紀錄、會務、事業計畫、工作報告及預、決算之報備。 以上均應寫成「由理事長簽署，總幹事副署」。總幹事副署不能取代理事長簽署；只寫理事長簽署，也未完整表達這一類的法定分工。 理事、監事的補選作業相關文書，應從「選舉」事項理解，不能因為是補選，就改認為只須理事長簽署。 申論作答若須補列權益、選務、章程與財產方面的事項，應完整寫出：對外行使權益、選舉、罷免、修改章程、處分財產。這五項的名稱應熟記，避免僅寫「重大事項」等概括用語。 四、總幹事簽署：依決議執行與日常事務 依理事會決議執行業務或會務及其他日常事務，由總幹事簽署。一般日常業務往來，即應從這個範圍判斷。 但不能只看到「依理事會決議」就忽略文件的具體內容。若行文本身屬於處分財產、修改章程或其他明列應副署的事項，仍須依該事項的簽署規定判斷，不能一概當成日常執行公文。 「會務」也是容易混淆的字眼：依決議執行會務與會務等報備事項，應依完整語意區分，不可只憑單一關鍵字選答案。 五、法定會議：通知、紀錄與報備要分清楚 文件或程序應掌握的規定 召開法定會議的通知由理事長簽署 法定會議紀錄由理事長簽署，總幹事副署 法定會議紀錄報主管機關備查應於會後七日內辦理 會議紀錄包括理事會等法定會議的紀錄，不可因紀錄的是理事會，就誤選由「理事會」副署。簽署分工仍為理事長簽署、總幹事副署。 程序期限方面，應記住「會後七日內」報主管機關備查；至於將各種法定會議通知概括寫成「開會三日前通知出席人，並報主管機關備查」，不能判為正確。 常考陷阱 把開會通知與會議紀錄混為一談。召開法定會議由理事長簽署；法定會議紀錄則須總幹事副署。兩者即使涉及同一場會議，也不能套用相同簽署方式。 在召開會議後加上「總幹事副署」。這是多加簽署人的錯誤；改寫成總幹事單獨簽署，也不正確。 對外行使權益、修改章程或處分財產，只列理事長簽署。這些事項都須總幹事副署。判斷時要檢查簽署方式是否完整。 把會務、事業計畫、工作報告等報備文件當成一般業務公文。不能因為文件由業務單位辦理，就認為只須總幹事簽署；應回到文件性質判斷。 認為補選不屬於選舉。補選作業相關文書仍應按選舉事項掌握，由理事長簽署、總幹事副署。 以常務監事、監事會或理事會取代總幹事副署。本單元列舉事項的副署人是總幹事，不能因文件涉及理事或監事就更換副署人。 把所有預決算相關文書視為同一種行文。應辨明文件用途；本單元明列的是預、決算之報備，不宜把所有報送或內部審議程序一概等同。 將送分題中的敘述全部當成正確規則。「一律送分」是評分處理，不能據此認定題內每一句敘述都正確，仍須依簽署權責判斷。 記憶口訣 「開會、總幹事人事，理事長簽；權改選罷章財錄，會務計畫報告預決算，理簽總副；執行日常，總幹事簽。」 其中「權改選罷章財錄」依序代表：對外行使權益、改組、選舉、罷免、修改章程、處分財產、法定會議紀錄。 申論須熟背的五項可記成「權、選、罷、章、財」；會議文件則記「通知理簽，紀錄總副，會後七日備查」。