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學習重點 掌握「投入、轉換、產出、回饋」的循環，理解系統理論把組織看成與環境相互依存的開放系統，而非機械式、封閉的系統。 知道傳統理論時期的主要批評之一是「把組織視為封閉系統，忽略外在環境影響」；開始重視外在環境的是1960 年代的系統理論時期，也就是整合時期。 辨別能趨疲、反熵作用、新陳代謝、動態均衡、殊途同歸、必要多樣性、交錯重疊等系統特性，並能排除「最佳途徑」「管理不具彈性」等錯誤敘述。 區分一般環境與任務環境（特定環境），運用政治、經濟、社會、科技等面向判讀具體政策背後的環境因素。 理解組織界限具有滲透性，並記住策略、協調、運作三個次級系統。 核心觀念 一、系統理論：從內部管理走向組織與環境的互動 系統是由相互關聯、相互依賴的部分所組成的整體。系統學派主張組織內各項活動相互依賴，組織本身也無法自給自足，必須與外在環境交換資源、能量及資訊。因此，從系統理論來看，組織是開放系統，而不是機械式系統、單純的典章制度或宰制體系。 行政學發展通常分為傳統理論、修正理論（行為科學）及整合理論三個時期。傳統理論偏重內部結構、分工、權威與效率，將組織視為封閉系統，主要問題在於缺乏探討外在環境對組織的影響。1960 年代的系統理論時期開啟管理者對外在環境的重視；整合時期的組織理論也把組織視為受外在環境影響的開放系統。 傳統理論還有其他批評，作答時須依題意對應，不要混用： 批評內容與何種觀點最相關 將組織視為封閉系統，不受、不探討外在環境影響系統理論的批評重點 過度強調效率，將員工視為機器，抹煞個人尊嚴人群關係、行為科學的人性關懷觀點 以個人經驗或有限觀察得到原則，缺乏實證、難以普遍適用重視科學驗證的行為主義觀點 假定人性好逸惡勞，採嚴格管理對人性假設的批評，例如 X 理論與 Y 理論之爭 二、系統運作的基本循環 要素意義行政機關例子 投入從環境取得維持運作所需的資源、能量與資訊。人力、經費、民眾需求及政治支持。 轉換運用組織內部程序，將投入加工處理。政策規劃、決策、協調與執行。 產出將處理結果提供給環境。公共政策、行政服務及管制措施。 回饋將產出效果及環境反應的資訊傳回組織，以調整後續運作。依民眾滿意度、執行成效修正服務。 上述循環持續在環境中進行，因此組織是回饋系統。回饋除了支持與肯定，也包括抱怨、績效落差等修正訊息，不能理解為單純增加資源。 三、開放系統與封閉系統、組織界限 比較面向開放系統封閉系統 環境關係持續與環境交換資源、能量及資訊。與外在環境阻隔，忽略環境影響。 能量狀態從外界補充能量，產生反熵作用，可生生不息。自身能源總有耗盡之時，必然走向能趨疲。 管理重點兼顧內部整合、環境適應與組織生存，管理具有彈性。偏重內部結構與效率，傾向追求唯一最佳方法。 開放不等於沒有界限。組織具有界限性，以成員資格、權責、規則及活動範圍區別內外。不過界限具有滲透性，允許資源與資訊進出，不能排拒所有環境因素。 四、開放系統（有機組織）的重要特性 能趨疲（entropy）：又稱熵，指系統可用能量逐漸耗損、秩序瓦解、走向衰亡的趨勢。這是封閉系統的特性：封閉組織與外在環境阻隔，無法補充能量，終將耗盡。能趨疲不是系統途徑下組織的特性。 反熵作用（negative entropy）：開放系統與外在環境互通有無，持續輸入資源、能量、資訊及支持，抵銷內部耗損，因此能生生不息、永續發展。例如政府部門從外界獲得民意支持與預算，使自身得以延續。 申論解釋可寫：反熵作用是系統理論的概念，指開放系統持續與外在環境互動，從環境輸入資源、能量與資訊，經轉換後產出，再藉回饋調整，以抵銷系統內部能量耗損、趨於衰亡的能趨疲現象，使組織得以生存並永續發展。封閉系統無法與環境交換，終將出現能趨疲；開放系統則因反熵作用而能延續。 新陳代謝系統：組織與環境互動，投入所需的資源與能量，經轉換產出，再持續補充，使組織能永續存在。它與反熵作用的意涵相通：前者著重持續交換與更新的循環，後者著重抵銷衰退的效果。 動態均衡：組織在環境變動及內部力量消長中持續調整，仍維持整體平衡，例如部門權力時有消長，但組織仍能協調運作。均衡不是靜止不變。 殊途同歸（equifinality）：組織可以從不同起點、運用不同方法，達成相同目標或最大效率。因此管理具有彈性，問題解決不必侷限於唯一的最佳方法；「主張最佳途徑」不是系統觀點。 必要的多樣性：組織內部必須具備與環境複雜程度相稱的多樣反應能力，才能適應環境。 次級系統與交錯重疊：組織內含許多具有不同功能的次級系統，彼此相互依存；組織本身又是更大系統的一部分，與其他系統形成交錯重疊的體系。 適應與生存：組織兼顧適應環境及生存的目標，管理具有彈性。 五、組織環境：一般環境與任務環境 環境系統理論將組織環境分為一般環境與任務環境。任務環境又稱特定環境，兩者是同義詞，不是兩種分類。 類型意義常見例子 一般環境廣泛、間接影響所有組織的背景條件。政治、經濟、社會、文化、法律體制、人口特質等。 任務環境（特定環境）與組織決策及運作有直接關係的環境。技術因素、服務對象、資源供應者、監督機關等。 當選項將文化環境、法律體制、人口特質與技術因素並列，並問與組織決策和運作直接相關的任務環境時，應選技術因素。 六、環境因素的判讀 面向內容與實例 政治政治制度、政黨、政策方向、政治力量。 法律法規制度與司法判決。 經濟景氣、物價、所得、就業與財政資源。 社會人口結構、文化、價值觀。人口高齡化促使政府推動長期照護，屬社會因素。 科技資訊科技與技術發展。電子化政府的推動，屬科技因素。 七、組織的三個次級系統 策略次級系統：位於高層，關注外在環境、整體目標與長期發展方向。 協調次級系統：位於中層，整合資源與部門活動，銜接策略與運作。 運作次級系統：位於基層，負責具體工作、資源轉換及服務產出。 常考陷阱 「開放系統必然會有能趨疲」「開放系統比封閉系統容易能趨疲」：錯誤。能趨疲屬於封閉系統，開放系統具有反熵作用。 「封閉系統會出現反熵作用，強化能趨疲」：錯誤。反熵作用只出現在開放系統，作用是抵銷能趨疲，不是強化。 「能趨疲的主要原因是組織結構過於扁平」：錯誤。主要原因是與外在環境阻隔、無法補充能量，與結構形式無關。 封閉系統無法永續的原因：答案是與外在環境阻隔，自身能源終將耗盡；「次級系統干擾」「回饋大於投入」都是錯誤選項。 反熵作用的錯誤對應：「專業分工、界線分明」對應分化；「各部門達成目標即實現總目標」不是反熵；「權力消長中維持均衡」是動態均衡；「排拒所有外在因素」「次級系統獨立運作」「目標單一化」都違反開放系統。 新陳代謝系統的錯誤對應：「內含許多次級系統」是次級系統特性；「與環境保持界限」是界限性；「不需侷限於唯一最佳方法」是殊途同歸。新陳代謝的關鍵是與環境互動、投入資源能量並永續存在。 「運用不同方法達到最大效率」：對應殊途同歸，不是回饋系統或新陳代謝。 「主張最佳途徑」「組織管理不具彈性」：都不是系統途徑下的組織特性，系統觀點強調殊途同歸與適應。 「環境分為特定環境與任務環境」：錯誤。兩者同義，正確分類是一般環境與任務環境。 「界限不具滲透性」「系統與環境具封閉性」：錯誤。組織具有界限，但界限可滲透。 系統學派與權變學派：題目描述「活動相互依賴、無法自給自足、須與環境互動」時選系統學派；權變學派的重點是管理方式須配合情境。 系統理論把組織視為：開放系統，不是機械式系統、典章制度、宰制體系、獨立系統或依賴系統。 長期照護題：雖然由政府施政推動，但背後的環境因素是人口高齡化，屬社會因素，不要被「政策」或「法律」誤導。 開始重視外在環境的時期：是 1960 年代的系統理論時期；科學管理時期、1930 年代的行為時期都不是。 記憶口訣 「投、轉、產、回」記運作循環。 「封閉必熵死，開放反熵活」：封閉系統會出現能趨疲，開放系統依靠反熵作用永續發展。 「有界能透、新陳代謝、動中求衡、殊途同歸、多樣適應、交錯重疊」記開放系統特性。 「策、協、運」記三個次級系統。 環境判讀記「高齡看社會，電子化看科技；任務環境選技術」。