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(A)主旨(O)
(B)說明(X)
(C)辦法(X)
(D)附件(X)

文書處理手册
十九、簽、稿之撰擬說明如下：
（一）簽稿之一般原則：
1、性質：
（1）簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2種：
甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某,某長官字樣。
乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。
（2）「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
2、擬辦方式：
（1）先簽後稿：
甲、有關政策性或重大興革案件。
乙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。
丙、擬提決策會議討論案件。
丁、重要人事案件。
戊、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
（2）簽稿併陳：
甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
（3）以稿代簽為一般案情簡單或例行承轉之案件。
（二）簽之撰擬：
1、款式：
（1）先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。
（2）簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。
（3）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。
2、撰擬要領：
（1）「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，1 段完成。
（2）「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
（3）「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。
（4）「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」段不重複「說明」。
3、本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。
（三）稿之撰擬：
1、草擬公文按文別應採之結構撰擬。
2、撰擬要領：
（1）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。
（2）一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：
甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。
乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。
（3）「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：
甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。
乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。
丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。
丁、「說明」、「辦法」分項標號條列時，每項表達一意。
戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。