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學習重點 掌握規劃的定義：決定組織目標，建立達成目標的整體策略，並發展整合、協調各項活動的全面性計畫體系。 辨認規劃的基本特性：規劃是管理功能之首，具有未來導向、理性分析與選擇、動態彈性及持續循環等特性。 熟記規劃的四大目的：指出方向、降低不確定性的影響（減低變革衝擊）、減少資源浪費與重複，以及提供控制標準。 分清功能與限制：規劃能預作準備、減低變革衝擊，但不能阻止環境改變，也不能保證消除所有風險；環境多變也不是不做規劃的理由。 核心觀念 一、規劃的定義：決定目標與達成方法 規劃是決定目標，並評估如何完善達成這些目標的程序。它要回答兩個基本問題：「組織要到哪裡？」以及「組織要如何到達？」前者是目標，後者是達成目標的策略與計畫。 完整的規劃概念包含下列三項內容： 定義組織目標：確認組織希望達成的成果，使各項活動有明確的努力方向。 建立達成目標的整體策略：思考可行途徑，分析各種方案，選擇適合的行動方向。 發展全面性的計畫體系：將策略轉化為相互配合的計畫，以整合、協調組織的各項活動。 例如，郵局希望縮短顧客等候時間，先確立改善目標，再評估人力調度、作業流程與服務安排，形成具體計畫，便是規劃。爭取經費可能是執行計畫所需的活動，但不是規劃的定義。不能把規劃限縮成取得預算的手段。 二、規劃是管理功能之首 規劃先確立目標與行動方向，其他管理功能才能有所依循。例如，組織要依計畫配置人力與資源，領導或指導要引導成員朝目標努力，控制則要依目標與標準檢查執行成果。因此，規劃是其他管理功能的基礎，稱為管理功能之首。 管理功能主要關注事項判斷關鍵 規劃決定目標及評估達成目標的方法目標、策略、計畫、未來行動 組織安排工作分工、權責與資源配置由誰做、如何分工與協調 領導或指導透過溝通、激勵與引導促使成員行動如何帶領人員朝目標努力 控制比較實際成果與標準，並處理偏差是否達標、偏差如何修正 題目若描述「決定目標，並評估這些目標如何達成的程序」，關鍵字是「目標」與「如何達成」，對應的就是規劃，而非組織、控制或指導。 「管理功能之首」強調規劃的先導與基礎地位，並不表示規劃只在最初進行一次。實際執行時，仍須依環境變動與回饋持續調整。 三、規劃的基本特性 未來導向：重點在預測、思考與安排未來。過去資料可以作為判斷依據，但整理分析歷史資料本身不是規劃的主要工作。 理性分析與選擇：根據目標、資訊、資源與限制條件，分析可行方案並作選擇，而非只憑直覺或任意決定。 動態性與彈性：規劃須隨環境、資源及執行狀況修正，不能將原定計畫視為永遠不變的安排。 持續性與循環性：從規劃、執行到取得回饋，再依新資訊修正規劃，形成持續進行的過程。 這些特性彼此相連：因為規劃面向未來，而未來存在不確定性，所以必須透過理性分析作出選擇，也必須保留彈性，持續檢視與修正。 四、規劃的重要性與四大目的 目的具體意義常見同義說法 指出方向使員工了解組織目標及努力方向，讓各項行動相互配合。提供方向、確認行事方向、提供員工努力的方向 降低不確定性的影響預想可能的變化，提前準備因應方式，降低變動造成的衝擊。減少不確定性風險、減低變革衝擊、針對可能變化預作準備 減少資源浪費與重複透過事前安排與協調，減少重複投入、無效作業及資源使用不當。減少資源重疊浪費、減少重複工作 提供控制標準以規劃所訂目標及預期成果，作為衡量實際績效的依據。建立控制標準、提供績效比較基準 規劃與控制的關係尤其重要。規劃先設定「預期要做到什麼程度」，控制再檢查「實際做到了什麼程度」。如果缺乏明確目標，便難以判斷執行成果是否符合預期。 規劃能使組織對變化有所準備，但無法支配外部環境。因此，「降低環境不確定性的影響」與「阻止環境發生改變」有根本差異：前者是規劃的效益，後者超出規劃所能做到的範圍。 常考陷阱 「規劃趕不上變化，所以企業不必規劃」：錯在把環境變動當成放棄規劃的理由。正因環境多變，才更需要規劃來降低不確定性的影響，並保持彈性隨時修正。 「規劃可以阻止環境發生改變」：錯在過度誇大效果。規劃只能預作準備、降低衝擊，不能讓外部環境不變。 「規劃主要工作在於針對過去資料加以整理分析」：錯在違反未來導向。歷史資料只是參考，預測與安排未來才是核心。 「規劃一經確定就不應變動」：錯在忽略動態與彈性。計畫應依新資訊合理調整，而不是僵化執行。 「符合管理程序」是規劃的目的：錯。這只是形式上的說法，並非規劃的實質效益。規劃的目的是指出方向、減低變革衝擊、減少浪費、提供控制標準。 「規劃是爭取經費的必要手段」：錯在以局部用途取代完整定義。規劃的定義應包含定義組織目標、建立整體策略、發展全面性計畫體系。 以「設立部門工作負荷量」「訂定升遷基準」「裁撤不需要的部門」取代「提供控制的標準」：這些屬於個別的人事或組織安排，不是規劃的一般性目的；與指出方向、減少不確定性、減少浪費並列的第四項是提供控制的標準。 把規劃與控制混為一談：設定目標及達成方法屬於規劃；比較實際成果與標準、發現並修正偏差，屬於控制。 記憶口訣 規劃定義：「定目標、立策略、成計畫。」看到決定目標與評估達成途徑，就要聯想到規劃。 規劃目的：「指方向、降衝擊、減浪費、供標準。」四項一起記，尤其不要漏掉與控制相連的「提供標準」。 規劃特性：「首、未、理、動、續。」管理之首、未來導向、理性選擇、動態彈性、持續循環。