26 為處理公務表達意見，以供上級了解案情、並作抉擇依據的公文格式稱為：
(A)簽
(B)稿
(C)咨
(D)函

文書管理手冊 貳、公文製作

十九、簽、稿之撰擬說明如下：

(一) 簽稿之一般原則：

１、性質：

(１)簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2種：

甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種。

1.令：發布行政規章，發表人事任免、遷調、獎懲時使用。

2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。

3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

4.函：各機關處理公務有左列情形之一時使用。

(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

(4)民眾與機關間的申請與答復時。

公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之佈告欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。

(1)書函：

甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

(2)開會通知單：召集會議時使用。

(一)簽之撰擬：（簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，機關內部單位簽辦案件依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。）

1.款式：

(1)先簽後稿：按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

(2)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。

(3)一般存參或案情簡單之文件，得於原件擬辦欄或文中空白處簽擬。

2.撰擬要領：

(1)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

(2)「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

(3)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

(4)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

(二)稿之撰擬：（稿為公文之草本，依分層負責明細表之規定核判後發出）

1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。

2.撰擬要領：

(1)按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。

(2)一案須辦數文時，依左列原則辦理：

甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。

乙、一文之受文者有數機關，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。

(3)「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並應注意左列事項：

甲、定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。

乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍應儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。

丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。

戊、文末首長簽署，敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請改在「說明」段內列明。

庚、如有附件，請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。