(一)正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
(二)清晰:文義清楚、肯定。
(三)簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
(四)迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
(五)整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。
(六)一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
(七)完整:對於每一件文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。提供意見或辦法,應 力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
第 8 條所規定「簡、淺、明、確」之要求,其作業要求: 1、正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內 容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2、清晰:文義清楚、肯定。 3、簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。 4、迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時 間內完成。 5、整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。 6、一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應 力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7、完整:對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、 立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法, 應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構 成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
依序說明:
簡
就是文章撲述簡單,版面簡單,一張A4只的一半就搞定,不需要用到A3,一切從簡。
淺
簡單說就是淺顯易懂,內文不會參雜古文,讓人一看就知道重點。
明
內容明白,不會含糊不清,是工程就是工程,是採購就採購!
確
簡單說就是正確,內容都是正確的,不會給予錯誤訊息!